مدیریت زمان برای داشتن زندگی سالم

مدیریت زمان از کاربردی‌ترین مهارت‌ها در زندگی انسان‌ها است و همواره نقش مهمی در کسب موفقیت دارد. مدیریت و برنامه ریزی زمان منجر به افزایش بهره‌وری شما خواهد شد بدون اینکه نیاز به کار کردن بیشتر داشته باشید. در واقع مدیریت وقت و زمان بدین معنی است زمان لازم برای کارهایی که بایستی صورت دهید و کارهایی که می‌خواهید در آینده انجام دهید را به طور کلی در نظر بگیرید. با مدیریت وقت می‌توانید حداکثر تمرکز و توجه خود را در بهره‌گیری بهینه از زمان به کار ببندید.

همیشه به این موضوع توجه نمایید که زمان دارای محدودیت بوده و در طول ۲۴ ساعت شبانه روز تنها ساعات محدود و مشخصی را برای انجام کارهایتان در اختیار خواهید داشت. بنابراین زمان خود را به جای کارهای غیر ضروری، برای انجام کارهای مهم و در جهت اهداف تان صرف نمایید. در این مقاله قصد داریم تکنیک‌های موثری که به شما کمک می‌کند تا در امر مدیریت زمان موفق باشید را معرفی و مورد بررسی قرار دهیم.

تخمین زمان

قبل از شروع هر کار یا پروژه‌ای ابتدا برای آن زمانی را در نظر گرفته و تعیین کنید این کار با محاسبه وقفه‌های احتمالی در نهایت چقدر زمان خواهد برد. سپس حداکثر استفاده را از اطلاعات موجود برده و در مورد کارهای قابل انجام در مدت زمان پیش رو تصمیم بگیرید.

برنامه‌ریزی

از برنامه‌ریزی کارها غافل نشوید. شما می‌توانید برای کلیه کارهای مهمی که قرار است در یک هفته آینده انجام دهید برنامه‌ریزی کنید. در این برنامه‌ریزی حتی ساعات خواب و بیداری خود را تعیین کرده و در زمان‌های خالی کارهای غیر منتظره تان را بگنجانید.

تعیین اهداف SMART

اهداف SMART در واقع اهدافی قابل دستیابی، قابل اندازه‌گیری و واقعی هستند که با در نظر گرفتن زمان به نتیجه می‌رسند. بنابراین به جای امید و رویاهای بیهوده به تعیین این اهداف پرداخته و زمان را مدیریت کنید.

کسب مهارت نه گفتن

یکی از مهارت‌هایی که به شما کمک می‌کند تا در مدیریت زمان و برنامه‌ریزی اهداف خود موفق باشید کسب مهارت نه گفتن است. با تعیین مرزهای میان خود و دیگران می‌توانید در خصوص خواسته‌های مغایر با اهدافتان به راحتی تصمیم گرفته و نه بگویید. کلمه‌ای رهایی بخش که انرژی شما را برای انجام کارهای مهم‌تر ذخیره می‌کند.

در نظر گرفتن استراحت‌های کوتاه

اگر بی‌وقفه به انجام کاری بپردازید و استراحت نداشته باشید بازدهی شما کاهش می‌یابد. بنابراین در برنامه‌ریزی خود توجه داشته باشید که هر نیم ساعت، ۵ دقیقه را به استراحت، آب نوشیدن، قدم زدن و… اختصاص دهید. استفاده از تایمر می‌تواند شما را در انجام این تکنیک کمک نماید.

انتظار نکشید

مدیریت زمان به هیچ عنوان انتظار بیهوده را نمی‌پذیرد. اینکه منتظر نوبت دکتر یا اتوبوس و مترو باشید امری بدیهی است، اما تکنولوژی این فرصت را برای شما فراهم کرده تا بتوانید از وقت خود استفاده مطلوب ببرید. در این مدت می‌توانید یک مقاله یا گزارشی را مطالعه و بررسی کنید. حتی می‌توانید به استراتژی‌های شغلی خود فکر کرده و آنها را برنامه‌ریزی کنید.

متمرکز کار کنید

برخی معتقد هستند که با انجام چند کار به طور همزمان می‌توان در مدیریت وقت موفق بود و حداکثر استفاده را از آن برد. اما در واقع چنین نبوده و بهتر است تمامی تمرکز خود را بر روی انجام یک کار گذاشته و آن را با کیفیت بالایی به ثمر برسانید. با انجام چندین کار به صورت همزمان نه تنها در مدیریت زمان موفق نخواهید بود بلکه کیفیت کارتان نیز کاهش می‌یابد.

تعیین زمان بازدهی

هر فردی در طول شبانه روز در ساعت‌های معینی از بازدهی بیشتری برخوردار است. با تعیین ساعات فوق می‌توانید کارهای سخت خود را به این زمان‌ها اختصاص دهید.

اولویت بندی تصمیم گیری‌ها

هر فردی در طول زندگی تصمیم‌های کوچک و بزرگ زیادی می‌گیرد. بر همین اساس بایستی زمان اختصاص یافته بر اساس اولویت بندی‌ها صورت گیرد. برای گرفتن تصمیمات کوچکی از جمله خوردن ناهار یا پوشیدن لباس زمان زیادی را صرف نکنید. همینطور هم برای اخذ تصمیمات بزرگ از جمله درخواست شغل زمان بیشتری را اختصاص داده و سریع تصمیم نگیرید.

از بین بردن عوامل حواس پرتی

برای اینکه از زمان خود حداکثر استفاده را ببرید بایستی کلیه عوامل حواس پرتی و عدم تمرکز در کار را از بین ببرید. مثلاً درب اتاق را ببندید، تلفن همراه خود را خاموش کنید و خلاصه هر چیزی که تمرکز شما را به هم می‌زند را شناسایی و برطرف کنید.

برخورداری از خواب کافی

برخی افراد تصور می‌کنند برای عدم کمبود وقت یا مدیریت زمان بایستی از مدت زمان خواب خود کم کنند. اما این تصور کاملاً اشتباه است چرا که خواب کمتر تنها تمرکز شما را کاهش داده و در نتیجه بهره‌وری لازم را برای انجام کارهای خود نخواهید داشت.

بیش از حد فکر نکنید

کمالگرایی و بیش از حد فکر کردن درباره کارهایی که باید انجام دهید تنها باعث خستگی و از دست رفتن انرژی شما می‌شود. بنابراین به جای اینکه ساعت‌ها فکر کنید شروع به انجام کار کنید. در حین انجام کار تمرکز شما بیشتر شده و کارها بهتر پیش خواهد رفت.

نهایت استفاده از تعطیلات

تعطیلات را همواره برای استراحت، معاشرت با دیگران و مراقبت از خود اختصاص دهید. اما می‌توانید در طی این تعطیلات دو یا سه ساعت از زمان خود را به انجام کارهای عقب افتاده نیز اختصاص دهید. این کار سردرگمی شما را برای شروع هفته جدید تا حد زیادی کاهش می‌دهد.

از تعلل خودداری کنید

گاهی پیش می‌آید که کار خود را به زمان دیگری موکول نماییم. اما برای برخی تعلل در کارها و موکول کردن آنها به آینده تبدیل به یک عادت مزمن می شود. این امر در دراز مدت تاثیر منفی بر موفقیت و مسیر پیشرفت زندگی خواهد داشت. بنابراین برای جلوگیری از این امر در هنگام تعلل حتماً دلایل خود را مورد بررسی قرار دهید. آیا به دنبال زمان بهتری برای انجام کار هستید یا می‌خواهید از سختی کار کاسته شود. در صورتی که دلیل قانع کننده‌ای وجود ندارد بهتر است تعلل را کنار گذاشته و کار خود را انجام دهید.

سخن پایانی

در این مقاله با تکنیک‌ها و راهکارهای موثر در امر مدیریت زمان آشنا شدید. با مدیریت وقت در واقع می‌توانید به جای اینکه کار بیشتری را انجام دهید بازدهی خود را افزایش دهید. برای شروع و تمرین این تکنیک‌ها بهتر از ابتدا یک یا دو روش را آغاز کرده و کم کم از سایر تکنیک‌ها برای مدیریت و برنامه ریزی زمان بهره بگیرید.