هنر مدیریت زمان: چگونه بهتر کار کنیم و وقتمان را بهینه‌تر تقسیم کنیم؟

زمان قابل خریدن نیست و گرانبهاترین سرمایه برای انسان‌ها محسوب می‌شود؛ از این رو وقت برای هر کسی ارزشمند است و افرادی که به طلا بودن وقت اعتقاد داشته باشند حاضر نیستند حتی یک دقیقه از وقت خود را صرف کارهای بیهوده کنند. بسیاری از افراد به دنبال افزایش راندمان کاری هستند؛ ولی فقط تعداد کمی از آن‌ها می‌توانند به این هدف دست پیدا کنند. برای این موضوع دلایل متعددی وجود دارد که مهم‌ترین دلیل ضعف در مدیریت زمان است. اگر شما هم علاقه‌مند هستید روش‌هایی را برای مدیریت درست زمان داشته باشید پس از مطالعه این مقاله صرفه نظر نکنید تا شما را با راهکارهای هنر مدیریت زمان به روش آنتونی رابینز آشنا کنیم.

مدیریت زمان چیست؟

در یک تعریف کلی مدیریت زمان به فرآیند برنامه‌ریزی و کنترل میزان زمان برای انجام فعالیت‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه گفته می شود. اگر افراد به صورت اصولی و صحیح زمان خود را مدیریت کنند می توانند با صرف زمان کمتری تعداد کارهای بیشتری را انجام دهند. این کار باعث کاهش استرس و موفقیت شغلی خواهد شد. اگر مدیریت زمان به شکل قوی صورت نگیرد ممکن است کار و رفاه افراد دچار چالش شده و باعث آسیب‌هایی به شرح زیر شود:

• تولید کار با کیفیت پایین یا بی کیفیت
• از دست دادن فرصت‌های مناسب
• افزایش استرس و نگرانی
• بر هم خوردن تعادل میان کار و زندگی
• لطمه زدن به شهرت حرفه‌ای خود

ممکن است فردی در مدیریت زمان خبره باشد به طوری که پیاده‌سازی آن را در کار و زندگی او موجب افزایش راندمان کاری شخص گردد؛ در حالی که امکان دارد فردی دیگری با مدیریت زمان چالش داشته باشد و نتواند از آن به درستی استفاده کند.
مدیرتی درست زمان نیازمند انجام کار خاصی نیست و نیازی به داشتن تحصیلات دانشگاهی ندارد؛ بلکه فقط باید به این موضوع مسلط بود و بدانیم چگونه باید آن را انجام دهیم. زمان بحثی پیچیده و مشکل‌ساز است؛ به همین دلیل باید بدانیم کار و فعالیت‌های خود را چگونه متناسب با آن هماهنگ کنیم. اگر با مدیریت زمان مشکل دارید و می خواهید از زمان خود بهترین بهره‌برداری را داشته باشید می توانید چند تکنیک مهم برای مدیریت زمان آنتونی رابینز که در ادامه آورده‌ایم را مطالعه نمایید.

مدیریت زمان به روش RPM  آنتونی رابینز

مدیریت زمان به روش RPM  آنتونی رابینز می تواند مقوله ای فراتر از یک راهکار مدیریت زمان باشد؛ زیرا افراد با یادگیری این مفهوم و استفاده از آن در زندگی خود قر هستند در راه رسیدن به اهدافشان گام بزرگی بردارند.

مدیریت زمان به روش RPM (Rapid Planning Method) از مخفف سه کلمه و پاسخ به سه سوال تشکیل شده است.

1. Results-oriented: با خود فکر کنیم که می خواهیم واقعاً به چه چیزی برسیم؟ (مشخص کردن هدف نهایی)
2. Purpose-driven: پیدا کردن دلیلی برای اینکه چرا می خواهیم این را انجام دهیم؟ (تعیین دلایل و انگیزه‌های شخصی برای انجام آن کار)
3. Massive action plan: فکر کنیم که می خواهیم چگونه آن را انجام دهیم؟ (برنامه ما برای انجام کار چیست و چه کاری باید انجام دهیم)

مثال برای مدیریت زمان به روش RPM

در این بخش از مقاله مدیریت زمان به بررسی یک مثال صحیح از افزایش راندمان کاری به روش آنتونی رابینز می پردازیم.

مثال غلط روش مدیریت زمان به روش RPM : ” تقویت مهارت هدف‌گذاری خود”

توجه کنید که آیا در این مثال، پاسخ مناسبی به سه سوال RPM داده شده است؟ آیا چگونگی انجام کار و چرایی رسیدن به هدف مشخص شده است؟
حال این عبارت را در نظر می گیریم: ” من می خواهم برای افزایش انگیزه شخصی و برنامه‌ریزی منظم‌تر، دوره آموزشی آنلاین هدف گذاری تقویت را ببینیم و از این طریق مهارت هدف‌گذاری خود را بهبود دهم”

با توجه به این عبارت می توان دید که به سوال که در بالا ذکر شده تقریباً پاسخ مناسبی داده شده است؛ زیرا هم هدف (تقویت مهارت هدف‌گذاری)، هم چرایی رسیدن به هدف (افزایش انگیزه شخصی و برنامه ریزی منظم‌تر) و هم چگونگی انجام آن (دیدن دوره آموزشی آنلاین هدف‌گذاری تقویت) مشخص گردیده است.

راهکارهای افزایش راندمان کاری به روش RPM  آنتونی رابینز

روش RPM یک روش ساده و جامع برای افزایش راندمان کاری است که توسط آنتونی رابینز معرفی شده و تکنیک‌هایی را به شرح زیر برای مدیریت زمان ارائه می دهد.

ثبت تمام رویدادها و اتفاقات

در گام اول به روش آنتونی رابینز برای مدیریت زمان، ثبت همه ایده‌ها، پروژه‌ها و وظایف است. با توجه به شخصیت خود می توانید برای راحتی بیشتر از ابزارهای مختلفی مثل کاغذ و قلم یا نرم‌افزارهای مدیریت زمان استفاده نمایید. تکنیک طوفان فکری راه حل دیگری برای ثبت کارها و پروژه‌ها است از این روش برای تولید ایده‌ها و حل مسائل استفاده می کنند.

در تکنیک Brainstorming فرد به طور آزادانه و خلاقانه و بدون انتقاد و ارزیابی می تواند ایده‌های خود را ارائه دهد. هدف روش طوفان فکری، انتقال از فکر محدود به فکر خلاقانه و تولید تعداد بیشتر راه‌حل‌ها و ایده‌ها است. از Brainstorming در زمینه‌های مختلفی نظیر روانشناسی، کسب و کار، آموزش و طراحی استفاده می شود.

چنانچه ایده‌ها و راه‌حل‌های یادداشت شده در دسته‌بندی‌های مختلف و متفاوتی قرار می گیرند، می توان با توجه به موضوع آن‌ها را دسته‌بندی کنید.

طراحی برنامه RPM  برای اهداف مشخص

در این مرحله باید به سه سوال زیر با توجه به مواردی که در گام قبل یادداشت شده است پاسخ دهید و برنامه RPM را ایجاد کنید.

• Results-oriented: تعیین هدف نهایی
• Purpose-driven: انگیزه و دلیل برای انجام کار
• Massive action plan: برنامه برای انجام کار

برای اینکه بتوانید با استفاده از این تکنیک موفق به افزایش راندمان کاری شوید باید پاسخ این سوالات را برای اهداف خود مشخص کنید.

اجرا و پیاده سازی برنامه طراحی شده

هر کسی می تواند روی کاغذ بهترین برنامه‌ریزی را انجام دهد؛ ولی مهم‌ترین موضوع، عملیاتی کردن برنامه طراحی شده است. به همین دلیل باید پلن RPM را که در گام دوم ایجاد کردید را عملی کنید و خود را به چالش بکشید.

بررسی و بازبینی برنامه مدیریت زمان

در گام آخر باید به صورت دوره‌ای برنامه و میزان پیشرفت را بررسی کرده و اقدام به اعمال اصلاحات نمود. بررسی و بازبینی کمک می کند در مسیر درست جلو بروید و بهره‌وری بیشتری به دست آورید.

جمع بندی

مدیریت زمان از ضروری‌ترین اقدامات افراد برای موفقیت در زمینه کاری و زندگی است؛ در این مقاله به بررسی تکنیک RPM آنتونی رابینز برای افزایش راندمان کاری پرداختیم.