چگونه بازده جلسات کاری مان را دو برابر کنیم

بسیاری از شرکت‌ها عادت کرده‌اند که تعداد جلسات غیرضروری را با کارمندان خود برنامه‌ریزی کنند که منجر به نارضایتی و خستگی کارکنان می‌شود. علاوه بر کارمندان ناراضی، تحقیقات فراوانی نیز انجام شده است که نشان می‌دهد بیشتر این جلسات عامل کاهش بهره‌وری هستند! بنابراین چگونه بازده جلسات کاری را بیشتر می کنید؟ این نکات را دنبال کنید:

1. برای افزایش بازده جلسات کاری :  یک لیست ایجاد کنید

هنگامی که مکالمات از دستور کار اصلی جلسه دور می شود، کارمندان ممکن است خسته شوند. این باعث می‌شود که تعداد زیادی از جلسات بعد از زمان‌های برنامه‌ریزی شده خود همچنان ادامه داشته باشند و باعث آزار و استرس در بین کارکنان شود. یک رهبر بزرگ برای جلوگیری از این اتفاق رایج چه خواهد کرد؟ همانطور که جلسه در حال برگزاری است، فهرستی از موضوعات ایجاد کنید. اگر موضوعی در طول جلسه مطرح شد که موضوع مهم یا نکته خوبی است، اما به موضوع فعلی مربوط نیست، آن را یادداشت کنید تا بتوانید در زمان دیگر پیگیری کنید. به عنوان مثال، اگر جلسه ای برای بحث در مورد استخدام توزیع کنندگان جدید برنامه ریزی شده است، اجازه ندهید که گفتگو به نتایج یک کمپین بازاریابی اخیر  تبدیل شود.

قبل از شروع هدفی برای جلسه تعیین کنید
بهترین راه برای شروع یک جلسه این است که مطمئن شوید همه می دانند هدف واقعاً چیست. روال معمول برگزاری جلسات هفتگی از روی عادت معمول است. با این حال، اگر نمی‌توانید هدفی را برای جلسه تعیین کنید، احتمالاً در وهله اول نیازی به برگزاری آن جلسه نیست.

2. هنگام برنامه ریزی مراقب باشید

شاید فکر کنید که کارمندان شما 100٪  چیزهایی که شما در طول هفته می گویید را فراموش نمی کنند، باید بگویم در اشتباه هستید. در صورت امکان، سعی کنید جلسات را برای وسط هفته برنامه ریزی کنید و هرگز این کار را در یک ساعت هنگام ناهار انجام ندهید!

3. جو را مثبت نگه دارید.

آزمایش‌های روان‌شناختی نشان داده‌اند که نحوه شروع یک جلسه، لحن کل جلسه را تعیین می‌کند. جلسه را با شکایت، مشکلات و سرزنش متقابل شروع کنید و این چیزی است که به دست خواهید آورد.
از طرف دیگر، وقتی جلسات با یک نکته مثبت شروع و پایان می‌یابند، سرگرم‌کننده و جذاب خواهند بود.

4. جلسه را به صورت مکالمه محور جلو ببرید

یکی از راه‌هایی که می‌توانید جلسات خود را سازنده‌تر کنید این است که آنها را مکالمه محور نگه دارید. در هنگام جلسه با سایرین صحبت کنید و آنها را درگیر موضوع کنید.

5.برای بازده جلسات کاری ،هر چه کوتاه تر باشند، بهتر هست.

کار گسترش می یابد تا زمان موجود برای تکمیل آن پر شود. اما این دقیقا چه ربطی به جلسات دارد؟ خوب، به این معنی است که شما باید مدت زمان جلسه را تا حد امکان کوتاه نگه دارید.

چند دلیل عالی برای این وجود دارد. ابتدا، اگر جلسه را برای یک ساعت تنظیم کنید و فقط 30 دقیقه زمان نیاز دارید، از کل آن ساعت استفاده خواهید کرد. در نتیجه، شما آن 30 دقیقه ارزشمند را از همه دعوت‌شده‌ها می‌گیرید.

بیشتر بخوانید : 10 راهکار ایلان ماسک برای افزایش بهره وری و رسیدن به موفقیت

6.از بازخورد گرفتن استقبال کنید

در طول جلسه، بپرسید که آیا نگرانی یا موانعی وجود دارد. در پایان جلسه، از کسانی که در جلسه شرکت کرده‌اند، در مورد اثربخشی، مدت زمان، زمان و محتوا بخواهید بازخورد داشته باشند.

7. استفاده از شوخ طبعی

درست مانند هر بخش دیگری از زندگی، خنده می تواند تجربیات را مثبت تر کند. استفاده از شوخ طبعی در جلسات می تواند مشارکت بیشتر تیم را تشویق کند و مهارت های حل خلاقانه مسئله را بهبود بخشد.

جای تعجب نیست که اگر مردم از جلسه لذت می برند، احتمالاً به طور کلی تأثیر مثبتی بر تیم خواهد داشت.

اگر نگران این هستید که به اندازه کافی خنده دار نباشید، مقاله ما را در مورد نحوه خنده دار بودن برای چند نکته و ترفند بررسی کنید.

8. به موقع شروع کنید.

همیشه جلسه را سر وقت شروع کنید و اجازه ندهید شرکت کنندگان بعد از 15 دقیقه در آن شرکت کنند. همچنین، وقت خود را صرف توضیح دوباره به افرادی که دیرتر وارد می‌شوند نکنید. اگر عادت به شروع به موقع جلسات داشته باشید، کارمندان عادت دارند به موقع به جلسات بپیوندند. این جلسه را در مسیر خود نگه می دارد و به شما کمک می کند در بازه زمانی تعیین شده خود بمانید.

9. ایده های جدیدی را امتحان کنید

برگزاری جلسات ایستاده را در نظر بگیرید، زیرا تحقیقات نشان می دهد که می توانند زمان جلسات را یک سوم کاهش دهند. یا جلسات ترکیبی را در نظر بگیرید تا به افراد دیگر اجازه دهید از راه دور از طریق کنفرانس ویدئویی در آن شرکت کنند.

بیشتر بخوانید : 10 دلیل زود خسته شدن ما و راهکار های مقابله با آن

10. برای مسائل فنی آماده باشید.

میزبانی جلسه ای نیاز به ارائه پاورپوینت یا کنفرانس صوتی دارد؟ این مسئولیت شماست که از قبل برای مشکلات فنی برنامه ریزی کنید. قبل از شروع جلسه خود به اتاق جلسه بروید و مشکلات مربوط به تجهیزات را حل کنید. تا زمان شروع برنامه ریزی شده منتظر نمانید تا همه چیز وصل و روشن شود، مشکلات را قبل از شروع حل کنید. جزئیات کوچک مانند این است که منجر به ناامیدی کارمندان از تعداد جلسات در تقویم آنها می شود با رفع آنها بازده جلسات کاری خود را بالا ببرید.

11. برای آینده برنامه ریزی کنید

بعد از جلسه بهترین زمان برای شروع به فکر کردن در مورد اینکه چگونه می‌خواهید نتایج حاصل از بحث را دنبال کنید و پیشرفت کنید است.

شما می توانید این کار را با ایجاد یک برنامه پیگیری جلسات کاری که مراحل زیر را دنبال می کند انجام دهید:

• وظیفه را مشخص کنید
• نام شخصی را که برای تکمیل کار تعیین شده است، بنویسید.
• تعیین مهلت تکمیل.
• تعیین کنید که چه چیزی تکمیل است.
• پس از اینکه در مورد این موضوع تصمیم گرفتید و آن را نوشتید، مهم است که به یاد داشته باشید که این اطلاعات را بین همه کسانی که در آن کار دخیل هستند و کسانی که مسئول اجرای آن هستند، منتشر کنید.

اکنون که همه این نکات و ترفندها را آموخته اید، زمان آن رسیده که آنها را عملی کنید. دفعه بعد که خود را در یک جلسه دیدید، این موارد را در نظر بگیرید و ببینید که چقدر سریع می توانید تجربیات تیم را برای خود، تیم و شرکت مثبت تر کنید.