واگذار کردن اختیار کار ها به دیگران

هرگز اهمیت واگذار کردن اختیار کار ها به دیگران را دست کم نگیرید. اینکه چقدر خوب واگذاری کار و اختیار کار ها می‌کنید مستقیماً در میزان احساس قدرت کارکنان شما منعکس می‌شود که مهارت‌ها، توانایی‌های تصمیم‌گیری و در نهایت بهره‌وری آنها را تقویت می‌کند.

هماهنگی، ارتباط و اعتماد فراوان، کلیدهای واگذاری اختیار مؤثر است. نتیجه یک برد برای کارمند و کسب و کار شماست.

تفویض اختیار یک مهارت مدیریتی حیاتی است. اما برای برخی، عملی کردن آن سخت ترین است.

دلایل متعددی وجود دارد که چرا مدیران ممکن است از واگذاری کار خودداری کنند. اونها ممکنه:

• فکر می کنند توضیح دادن کار طولانی‌تر از تکمیل آن توسط خودشان طول می‌کشد
• می خواهند با حفظ دانش خاص خود برای تیم خود احساس ضروری بودن کنند
• از تکمیل پروژه‌های خاص لذت می برند، بنابراین ترجیح می‌دهند آنها را تغییر ندهند
• در مورد اضافه کردن کارهای بیشتر به لیست کارهای کارمند دیگر احساس گناه می کنند
• عدم اعتماد به نفس یا باور نداشتن به افرادی که باید پروژه را به آنها انتقال دهند
• باور می کنند که آنها تنها کسانی هستند که می توانند کار را به درستی انجام دهند

دلیل آن هرچه که باشد، تقویت این مهارت بسیار مهم است، زیرا امتناع از واگذاری اختیار کار ها می‌تواند پیامدهای منفی داشته باشد. نه تنها برنامه خود را بیش از حد پر می کنید و وظایف اشتباه را اولویت بندی می کنید، بلکه کارمندان شما فرصت های ارزشمند یادگیری و رشد را از دست خواهند داد.

واگذاری اختیار کار ها چیست و چرا مهم است؟

واگذاری به انتقال مسئولیت وظایف خاص از فردی به فرد دیگر اشاره دارد.

از منظر مدیریت، واگذاری اختیار زمانی اتفاق می افتد که یک مدیر وظایف خاصی را به کارکنان خود محول می کند. با واگذاری این وظایف به اعضای تیم، مدیران زمان را برای تمرکز بر فعالیت‌های با ارزش‌تر آزاد می‌کنند و در عین حال کارکنان را با استقلال بیشتری درگیر می‌کنند.

بر اساس یک مطالعه ، مدیران عاملی که در واگذاری اختیار عالی هستند، 33 درصد درآمد بیشتری تولید می کنند. این مدیران می‌دانند که نمی‌توانند همه چیز را به تنهایی انجام دهند و تیم خود را برای مقابله با وظایفی که مطمئن هستند انجام می‌دهند، قرار می‌دهند – به نوبه خود توانمندسازی کارکنان، تقویت روحیه و افزایش بهره‌وری. در این فرآیند، مدیران عامل زمان خود را آزاد می‌کنند تا بر فعالیت‌هایی تمرکز کنند که بیشترین بازدهی را به همراه دارد و شرکت را رشد می‌دهد.

در اینجا 9 راه وجود دارد که می توانید به طور مؤثرتری برای پرورش تیم هایی با عملکرد بالا، واگذاری اختیار کار ها را آغاز کنید.

9 نکته واگذار کردن اختیار کار ها برای مدیران

1. برای واگذار کردن اختیار کار ها ؛ بدانید که چه چیزی را به آنها واگذار کنید

هر وظیفه ای را نمی توان واگذار کرد. به عنوان مثال، بررسی عملکرد یا هر موضوع پرسنلی باید توسط شما انجام شود. به هر حال، استخدام استعدادهای مناسب و دانستن نقاط قوت و ضعف هر یک از کارکنان، در نهایت باعث می‌شود که شما در تخصیص موارد قابل تحویل و انتقال مسئولیت به اعضای تیم مناسب بهتر شوید.

با این حال، چندین فعالیت روزمره دیگر نیازی به نظارت شما ندارند. آیا کاری وجود دارد که با وجود اینکه می دانید همکارتان برای تکمیل آن مجهزتر است، مرتباً آن را انجام دهید؟ آیا واگذاری پروژه به سایر کارمندان به تقویت شغل آنها کمک می کند؟ اگر کسی هست که می‌تواند کار را بهتر انجام دهد، یا فکر می‌کنید این کار می‌تواند یک لحظه آموزشی باشد، به او واگذار کنید. این به شما نشان می دهد که به تیم خود اعتماد و ارزش قائل هستید، در حالی که به شما زمان می دهد تا روی پروژه های استراتژیک بیشتر تمرکز کنید.

2. برای واگذار کردن اختیار کار ها ؛ به نقاط قوت و اهداف کارکنان خود توجه کنید

هر کارمندی باید اهدافی داشته باشد که برای رسیدن به آن تلاش می کنند و در درون آن اهداف فرصت هایی برای واگذاری اختیار وجود دارد. به عنوان مثال، شاید شما یک گزارش مستقیم داشته باشید که می خواهد تجربه مدیریتی به دست آورد. آیا کارآموزی وجود دارد که بتواند سرپرستی آن را آغاز کند، یا پروژه ای کاملاً تعریف شده که بتواند اجرای آن را داشته باشد؟ نوع کاری که به شما واگذار می کنید می تواند در برنامه توسعه حرفه ای آنها نقش داشته باشد.

برای کارهای دیگر، احتمالاً فردی در تیم شما وجود دارد که مجموعه مهارت های خاصی را برای دستیابی به نتیجه دلخواه لازم دارد. از آن استفاده کنید و با نقاط قوت کارمندان خود بازی کنید. وقتی کسی شانس بالاتری برای برتری دارد، انگیزه و مشارکت بیشتری دارد، که پس از آن به نفع کل تجارت است.

3. برای واگذار کردن اختیار کار ها ؛ نتیجه مطلوب را تعریف کنید

صرف انداختن کار بر روی دوش شخص دیگری واگذاری اختیار کار نیست. پروژه هایی که تحویل می دهید باید با زمینه مناسب و ارتباط واضح با اهداف سازمان همراه باشند.

پروفسور کوین شرر، پروفسور مدرسه بازرگانی هاروارد می‌گوید: «باید وضوح واقعی هدف را داشته باشید. این شامل همسویی در مورد «چه چیزی خوب است» و با چه جدول زمانی و «تکنیک اندازه‌گیری موفقیت» است.

قبل از اینکه هر کسی شروع به کار روی یک پروژه کند، باید بداند چه چیزی را باید تکمیل کند و تا چه زمانی، از جمله معیارهایی که برای سنجش موفقیت کارشان استفاده می کنید.

بیشتر بخوانید : چگونه یک رهبر خوب باشیم ؟ 15 ویژگی که شما را به یک رهبر خوب تبدیل می کند

4. برای واگذار کردن اختیار کار ها ؛ منابع و سطح اختیار مناسب را فراهم کنید

اگر شخصی که کار را به او محول می کنید برای تکمیل پروژه محول شده به آموزش، منابع یا اختیارات خاصی نیاز دارد، وظیفه شما به عنوان مدیر است که هر سه مورد را ارائه دهید. قرار دادن کسی برای یک کار غیرممکن، هر دو طرف را ناامید می کند. همکار شما نمی تواند به نتیجه دلخواه برسد و پس از آن احتمالاً باید آن کار را دوباره در لیست کارهای خود قرار دهید.

این همان جایی است که شما باید با میل به مدیریت خرد مبارزه کنید. گفتن گام به گام به همکارتان که چگونه کار را انجام می دهید و سپس کنترل هر بخش از فرآیند، آنها را قادر به یادگیری یا کسب مهارت های جدید نمی کند. در عوض روی هدف نهایی مورد نظر و چرایی اهمیت کار تمرکز کنید و به رفع شکاف‌های بین نتیجه و مجموعه مهارت‌های فعلی آنها کمک کنید.

5. برای واگذاری اختیار کار ها ؛ یک کانال ارتباطی شفاف ایجاد کنید

در حالی که می‌خواهید از مدیریت خرد اجتناب کنید،  یک کانال ارتباطی ایجاد کنید تا شخصی که کار را به او واگذار می‌کنید احساس راحتی کند و سؤالات خود را بپرسد و به‌روزرسانی‌های پیشرفت را ارائه دهد.

پروفسور کوین شرر می‌گوید: «باید راهی برای برقراری ارتباط داشته باشید تا فردی که به او واگذاری کار کرده‌اید بتواند به شما مراجعه کند و گزارش دهد. شما باید راهی در طول مسیر داشته باشید تا ببینید اوضاع چگونه پیش می رود. ما باید راهی برای نظارت بر پیشرفت در طول مسیر داشته باشیم بدون اینکه من سر راه شما قرار بگیرم.»

راه اندازی بررسی های منظم و ارائه بازخورد در طول پروژه می تواند به این امر کمک کند.

6. اجازه بدهید کارها شکست بخورند

این مرحله به ویژه برای کمال گراهایی که از واگذاری اختیار اجتناب می کنند بسیار مهم است زیرا فکر می کنند راه آنها تنها راه انجام کار است. شما باید اجازه دهید به دیگران تا آن کار را امتحان کنند، تا فرصتی برای کسب تجربه و یادگیری از شکست خود داشته باشند

اگر پذیرای ایده‌ها و رویکردهای جدید در کار هستید، در صورت امکان زمان بیشتری برای واگذاری اختیار خواهید داشت.

بیشتر بخوانید : کمال گرایی چیست ؟ راه های جلوگیری از کمال گرایی

7. صبور باشید

به عنوان یک مدیر، احتمالاً سال ها تجربه بیشتری در زمینه کاری خود دارید. به همین دلیل، کاری که می توانید در 30 دقیقه انجام دهید، ممکن است در اولین باری که کارمند آن را کامل می کند، یک ساعت کامل طول بکشد.

ممکن است وسوسه شوید که از واگذاری برخی وظایف خودداری کنید زیرا می دانید که می توانید آنها را سریعتر انجام دهید، اما با کارمندان خود صبور باشید. به اولین باری که یک کار خاص را در اوایل کار خود انجام دادید، فکر کنید. احتمالاً به اندازه الان کارآمد نبودید. مهارت های مدیریت زمان شما بهبود یافته است.

همانطور که به واگذاری اختیار ادامه می دهید و کارمندان شما با وظایفی که باید تکمیل شوند بیشتر آشنا می شوند، متوجه خواهید شد که کار با گذشت زمان سریعتر انجام می شود.

8. ارائه (و درخواست) بازخورد

علاوه بر نظارت بر پیشرفت، شما همچنین باید پس از تکمیل وظایفی که محول کرده اید، بازخورد خود را به کارمندان خود ارائه دهید.

اگر کار محول شده طبق برنامه تکمیل نشد، از ارائه انتقاد سازنده نترسید. کارمندان شما می‌توانند این بازخورد را دریافت کنند و دفعه بعد که کار مشابهی تعیین شد، تغییراتی ایجاد کنند. از طرف دیگر، به یاد داشته باشید که وقتی یک کار به خوبی انجام شد، بازخورد مثبت ارائه دهید و قدردانی خود را نشان دهید.

برای اطمینان از اینکه به طور موثر واگذاری اختیار می کنید، باید از تیم خود بخواهید که هر گونه بازخوردی را که می توانند به شما بدهند. از کارمندان خود بپرسید که آیا دستورالعمل های واضحی ارائه کرده اید و تعیین کنید که آیا کاری وجود دارد که می توانید برای واگذاری بهتر در آینده انجام دهید.

9. در جایی که باید اعتبار بدهید

پس از اینکه وظایف را محول کردید و آنها تا پایان کامل شدند، به کسانی که کار را انجام داده اند اعتبار دهید.

تشخیص اینکه موفقیت به خاطر تیم شماست، نه تنها درست است، بلکه مزیت دیگری نیز دارد که اطرافیان شما را درگیر می کند و شما را حتی موفق تر می کند. عدم ادعای موفقیت برای خود به پیروزی های بیشتر در آینده منجر می شود.

هرچه بیشتر از کسانی که کار را به آنها محول کرده اید تشکر کنید و به آنها اعتبار دهید، احتمال اینکه در آینده بخواهند در پروژه های دیگر به شما کمک کنند بیشتر است.

سخن پایانی

فرآیند واگذاری اختیار دو کار را انجام می دهد که برای تبدیل شدن به یک مدیر بهتر ضروری است. اولین مورد این است که میزکار شما را خلوت تر میکند که وظایف مدیریتی بیشتر و کار اداری کمتری انجام دهید. دوم، فرصتی را برای شما ایجاد می کند تا با کارمندان خود آشنا تر شوید و فرصتی برای تعاملات و آموزش های انگیزشی بیشتر داشته باشید. ناگفته نماند که هیچ تفویض اختیاری بدون پیگیری مناسب وجود ندارد. شما باید بهبود مهارت های واگذار خود را به طور مداوم ارزیابی کنید.

ممکن است مدتی طول بکشد تا کارمندان شما به این روش جدید انجام کارها عادت کنند، بنابراین ممکن است در هنگام انجام کارها بیشتر درگیر شوید. اما صبور باشید و از اینکه کارمندان چقدر سریع به یک کار جدید می‌روند شگفت‌زده خواهید شد.