9 تکنیک مدیریت زمان

مدیریت زمان موثر و یادگیری راهکارهای مدیریت زمان می تواند بهره وری را افزایش دهد و اطمینان حاصل کند که اولویت های شما به درستی برنامه ریزی شده اند. راهکارهای مدیریت زمان مختلفی وجود دارد که می توانید برای مدیریت موثر زمان خود از آنها استفاده کنید. مدیریت زمان خوب یک مهارت ضروری است که برای توسعه آن نیاز به تمرین دارد. در این مقاله به معرفی و بررسی 9 تکنیک مدیریت زمان می پردازیم.

آشنایی با راهکارهای مدیریت زمان

دستیابی به تعادل زندگی کاری با مدیریت موثر زمان امکان پذیر است. یادگیری راهکارهای مدیریت زمان نه تنها به شما کمک می کند زمان خود را بهتر مدیریت کنید، بلکه بهره وری شخصی را نیز افزایش می دهد. با این گفته، در اینجا چند راهکار از راهکارهای مدیریت زمان معرفی می شود که می توانید امتحان کنید:

1. تحلیل پارتو (با نام مستعار، قانون 80/20)

قانون 80/20 تکنیکی است که توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو ایجاد شده است. این ایده این است که 20٪ از اقدامات مسئول 80٪ از نتایج هستند. هدف تجزیه و تحلیل پارتو این است که به شما کمک کند کارهایی را که در حل مشکلات مؤثرتر هستند اولویت بندی کنید.

چگونه کار می کند:

1. برخی از مشکلاتی که با آن روبرو هستید را فهرست کنید. به عنوان مثال، شاید نمرات شما در حال پایین آمدن است.
2. علت اصلی هر مشکل را شناسایی کنید. شاید نمرات شما به دلیل اینکه زمان زیادی را در رسانه های اجتماعی یا هر نوع حواس پرتی دیگری صرف می کنید کاهش می یابد.
3. به هر مسئله یک امتیاز اختصاص دهید: به مسائل مهم اعداد بالاتر اختصاص دهید
4. مشکلات را بر اساس علت با هم گروه بندی کنید: تمام مشکلات ناشی از صرف وقت زیاد در رسانه های اجتماعی را با هم گروه بندی کنید.
5. امتیاز هر گروه را جمع کنید: گروهی که بالاترین امتیاز را دارد موضوعی است که ابتدا باید روی آن کار کنید.
6. دست به کار شوید.

افرادی که از تجزیه و تحلیل پارتو سود می برند:

• افراد حلال مشکلات (Problem solvers)
• متفکران تحلیلی (Analytical thinkers)

2. تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو توسط کارآفرین و نویسنده فرانچسکو سیریلو ایجاد شده است. این تکنیک از یک تایمر برای تقسیم کار شما به فواصل زمانی استفاده می کند. هر بازه به عنوان Pomodoro شناخته می شود که نام آن از تایمر گوجه ای شکلی که سیریلو ایجاد کرد، گرفته شده است.

چگونه کار می کند:

1. کاری را که باید انجام دهید انتخاب کنید.
2. یک تایمر تنظیم کنید (به عنوان مثال، برای 25 دقیقه).
3. روی کاری که در دست دارید تمرکز کنید.
4. وقتی تایمر زنگ می زند، روی یک تکه کاغذ علامت بزنید.
5. یک استراحت کوتاه: حدود سه تا پنج دقیقه استراحت کنید. به پیاده روی بروید، یک فنجان قهوه بنوشید، کاری غیر مرتبط با کار انجام دهید تا به مغزتان استراحت بدهید.
6. مراحل دو تا پنج را تکرار کنید: هنگامی که این فرآیند را چهار بار کامل کردید، می توانید شروع به استراحت های طولانی تری (20 تا 30 دقیقه) کنید.

افرادی که از تکنیک پومودورو سود می برند:

• متفکران خلاق (Creative thinkers)
• کسانی که از کار/ مدرسه احساس خستگی می کنند

تکنیک پومودورو فقط مدیریت زمان را به شما آموزش نمی دهد. همچنین به شما در تعیین اهداف و چگونگی دستیابی به آنها می آموزد. بهتر می توانید به برنامه روزانه و برنامه هفتگی خود پایبند باشید.

بیشتر بخوانید : کمال گرایی چیست ؟ راه های جلوگیری از کمال گرایی

3. ماتریس آیزنهاور

قبل از اینکه دوایت آیزنهاور در سال 1953 رئیس جمهور شود، در طول جنگ جهانی دوم به عنوان فرمانده نیروهای متفقین در ارتش ایالات متحده خدمت می کرد. او هر روز با تصمیمات دشواری روبه‌رو می‌شد که باعث می‌شد چیزی را اختراع کند که امروزه ماتریس آیزنهاور یا ماتریس فوری-مهم نامیده می‌شود.

چگونه کار می کند:

لیست وظایف خود را در چهار ربع جداگانه سازماندهی کنید، آنها را بر اساس مهم در مقابل غیر مهم و فوری در مقابل غیر فوری مرتب کنید، همانطور که در نمودار زیر نشان داده شده است. کارهای فوری آنهایی هستند که احساس می کنیم باید فوراً انجام دهیم. وظایف مهم آنهایی هستند که به اهداف یا ارزش های بلند مدت شما کمک می کنند. در حالت ایده‌آل، شما فقط باید روی وظایفی در دو ربع بالا کار کنید – بقیه وظایف را باید محول کنید یا حذف کنید.

افرادی که از ماتریس آیزنهاور سود می برند:

• افرادی که در پست های رهبری هستند
• متفکران انتقادی (Critical thinkers)

4. قانون پارکینسون

مورخ بریتانیایی سیریل نورثکوت پارکینسون با عبارت «کار گسترش می‌یابد تا زمان موجود برای تکمیل آن پر شود» مشهور شد. به عبارت دیگر، مدت زمانی که برای انجام یک کار خاص به خود اختصاص می دهید، مدت زمانی است که برای انجام آن کار صرف می کنید.

چگونه کار می کند:

این به خودی خود یک تکنیک مدیریت زمان نیست. این قانونی است که وقتی فهمیده شود، می‌تواند به عنوان یکی از سودمندترین راهکارهای مدیریت زمان استفاده شود – اما شما باید کار کنید. این بدان معناست که در زمان‌های کوتاه‌تر کارآمدتر کار کنید. در اینجا چند نکته برای مدیریت زمان آورده شده است:

• سعی کنید بدون شارژر کامپیوتر کار کنید. این شما را مجبور می کند تا قبل از اینکه کامپیوتر شما از بین برود، یک پروژه را به پایان برسانید.
• زودتر انجامش بده به جای اینکه یک مقاله را تا نیمه شب تمام کنید، سعی کنید آن را تا ظهر تمام کنید.
• مهلت تعیین کنید. به خودتان زمان مشخصی برای انجام کاری بدهید – و سپس آن را به نصف برسانید.
• زمان را برای وظایف محدود کنید. فقط 20 دقیقه صبح به خود فرصت دهید تا به ایمیل ها پاسخ دهید.

افرادی که این کار سود می برند:

• کسانی که پشت گوش می اندازند کارها رو
• افرادی که تحت فشار به خوبی کار می کنند

5. روش قطعه بندی زمان

مخترع ایلان ماسک به بهره ور بودن شهرت دارد. او زمان خود را به قدری موثر مدیریت می کند که می تواند بیش از 80 ساعت در هفته کار کند و همچنان برای خود وقت بگذارد. راز او چیست؟ قطعه بندی زمان

چگونه کار می کند:

از لحظه‌ای که بیدار می‌شوید، هر بلوک یا قطعه زمانی را در روز به یک کار اختصاص دهید. این وظایف می تواند هر چیزی باشد، از خوردن صبحانه تا مطالعه برای امتحان. در زیر مراحلی وجود دارد که ایلان ماسک از آن برای جلوگیری از زمان خود استفاده می کند:

1. یک تکه کاغذ را به دو ستون تقسیم کنید. در سمت چپ، هر ساعت از روز را یادداشت کنید و بلوک (قطعه) های زمانی مانند تکه های نیم ساعته یا ساعتی ایجاد کنید.
2. زمان لازم برای تکمیل هر یک از وظایف خود را تخمین بزنید و آنها را در بلوک های زمانی خود قرار دهید.
3. زمان‌هایی ذخیره بین هر بلوک زمانی اضافه کنید تا امکان تغییر زمان در طول روز فراهم شود.

افرادی که این کار برای آنها کار می کند:

• دانش آموزان یا والدین شاغل
• متفکران تحلیلی

6. روش به انجام رساندن کارها (Getting Things Done)

این فرآیند که توسط نویسنده دیوید آلن ایجاد شده است، به شما کمک می‌کند تا کارها را با ثبت وظایف بر روی کاغذ و سپس تجزیه آنها به موارد کاری عملی انجام دهید.

چگونه کار می کند:

1. اقداماتی را که توجه شما را به خود جلب می کند، ثبت کنید: این اقدامات وظایفی هستند که می توانند به هر چیزی از محل کار تا مدرسه و زندگی شخصی شما مربوط باشند.
2. هدف آنها را روشن کنید: تصمیم بگیرید که آیا وظایفی که توجه شما را جلب می کند قابل اجرا هستند یا خیر. اگر موردی قابل عمل نیست، فعلاً آن را نادیده بگیرید. اگر مورد قابل اجرا است، آن را انجام دهید، آن را واگذار کنید یا کنار بگذارید.
3. اقدامات خود را سازماندهی کنید: فهرست کارهای خود را با توجه به کارهایی که باید در چه زمانی انجام دهید، اولویت بندی کنید.
4. بازنگری کنید: فهرست اقدامات خود را مرتباً مرور کنید تا اولویت بعدی خود را تعیین کنید. وظایفی را که انجام داده اید کنار بزنید و لیست خود را به روز کنید.
5. درگیر آن کار شدن: اقدامات یا کارهای کوچکتری را که می توانید همین الان انجام دهید انجام دهید.

انواع افرادی که از روش GTD بهره مند می شوند:

• افرادی که تلاش می کنند روی یک چیز در یک زمان تمرکز کنند
• افرادی که در زندگی روزمره خود احساس خستگی می کنند

بیشتر بخوانید : 14 تمرین برای سریع خارج شدن از منطقه امن ذهنی خود

7. روش برنامه ریزی سریع (RPM)

“RPM” مخفف “rapid planning method” به معنا روش برنامه ریزی سریع یا “result, purpose, and massive action plan” به معنا نتیجه، هدف و برنامه اقدام بزرگ است. این توسط سخنران انگیزشی تونی رابینز به عنوان راهی برای آموزش مغز شما برای تمرکز بر روی چشم اندازی از آنچه می خواهید توسعه داده شد تا بتوانید آن را واقعی کنید.

چگونه کار می کند:

1. ثبت کردن: تمام کارهایی را که باید در این هفته انجام دهید، یادداشت کنید.
2. تکه تکه کردن: وظایف خود را به کار هایی که مشترکاتی با هم دارند تقسیم کنید. کدام موارد شخصی هستند؟ مربوط به مدرسه؟ متمرکز بر شغل
3. قطعه های RPM خود را ایجاد کنید: در بالای یک صفحه کاغذ جدید، سه ستون ایجاد کنید: وظیفه، نتیجه‌ای که از تکمیل آن کار می‌خواهید و هدفتان از تکمیل آن. در مرحله بعد، اقداماتی را که می توانید برای رسیدن به آنجا انجام دهید فهرست کنید.
4. نقشی توانمند برای خود ایجاد کنید: اگر دانشجو هستید، ممکن است خود را «سلطان مطالعه» بنامید. هر چیزی که شما را از تکمیل هدفتان شگفت زده کند.

افرادی که از RPM سود می برند:

• دانش آموزان یا والدین شاغل
• افرادی که اهداف بلند مدت دارند

8. تئوری شیشه مربا

این نظریه (pickle jar theory) به شما کمک می کند تا بفهمید چه چیزی در زندگی روزمره شما مفید است و چه چیزی مفید نیست. این به شما امکان می دهد تا وظایف خود را با زمان صرف برنامه ریزی کنید و اولویت های روز خود را تعیین کنید.

چگونه کار می کند:

یک شیشه مربا پر از ماسه، سنگریزه و سنگ را تصور کنید. ماسه در پایین است و سنگ ها در بالا نشسته اند.

1. شن: این نشان دهنده عناصر مختل کننده روز شما است، مانند تماس های تلفنی، پیام های متنی، ایمیل ها، رسانه های اجتماعی و غیره.
2. سنگریزه ها: این نشان دهنده وظایفی است که باید تکمیل شوند، اما می توانند در روز دیگری یا توسط شخص دیگری انجام شوند.
3. سنگ ها: اینها مهمترین وظایفی هستند که امروز باید انجام شوند.

با فکر کردن در مورد اینکه چگونه وظایف روزانه شما در دسته بندی های بالا قرار می گیرد، شروع کنید. سپس فهرستی از کارها تهیه کنید که از سنگ ها شروع شده و با ماسه ختم می شود (اگر زمان اجازه دهد). در کنار هر کدام یک تخمین زمان صادقانه وارد کنید. سعی کنید بیش از شش ساعت از یک روز کاری هشت ساعته را برنامه ریزی نکنید. این باعث می شود زمان ذخیره برای سنگریزه ها و شن ها باقی بماند.

افرادی که از نظریه شیشه مربا سود می برند:

• افراد بصری
• متفکران ملموس

9. تکنیک قورباغه ت را بخور

این تکنیک از قول مارک تواین نامگذاری شده است: “اولین روز یک قورباغه زنده را بخورید و هیچ اتفاق بدتری در بقیه روز برای شما نخواهد افتاد.” روز خود را ابتدا با انجام سخت ترین کارها و کنار گذاشتن آنها از سر راه شروع کنید.

چگونه کار می کند:

یک هدف را روشن کنید. بیشتر از همه می خواهید به چه چیزی برسید؟
آن را بنویسید.
مهلت تعیین کنید.
فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تا به هدفتان برسید تهیه کنید.
این لیست را به ترتیب اولویت سازماندهی کنید. مهمترین موارد احتمالاً سخت ترین هستند. اینها “قورباغه های” شما هستند.
اقدام به. اگر بیش از یک قورباغه در بشقاب خود دارید، ابتدا بدترین قورباغه را بخورید.
این چرخه را هر روز تکرار کنید تا همیشه کاری را انجام دهید که شما را به سمت هدفتان سوق دهد.

افرادی که از تکنیک قورباغه ت را بخور (Eat That Frog) سود می برند:

• متفکران انتزاعی
• افرادی با اهداف بلند مدت

انتخاب یکی از راهکارهای مدیریت زمان که برای شما کار می کند

چه یک دانش آموز یا یک دانشجو شاغل باشید راهکارهای مدیریت زمان بهتر و کسب این مهارت برای داشتن یک زندگی متعادل حیاتی است. اگر عادت دارید چیزها را تا آخرین لحظه رها کنید، از قانون پارکینسون یا روش قورباغه ت را بخور (eat that frog) استفاده کنید. اگر تمرکز بر روی کاری که در دست دارید مشکل دارید، تکنیک پومودورو را امتحان کنید تا در فواصل زمانی کوتاه با شدت بیشتری کار کنید.

تسلط بر مدیریت زمان شما را برای موفقیت در تمام زمینه‌های زندگی آماده می‌کند و به شما کمک می‌کند از اضطراب امتحان در زمان برگزاری امتحانات یا بد قولی در زمینه های حرفه ای اجتناب کنید.