راه های تقویت مهارت های ارتباطی

تقویت مهارت های ارتباطی در توانایی رهبر برای برقراری ارتباط شفاف و موثر با کارکنان، درون تیم ها و در سراسر سازمان یکی از پایه های یک کسب و کار موفق است. و در محیط تجاری پیچیده و به سرعت در حال تحول امروزی، با صدها ابزار ارتباطی مختلف، تیم‌های کاملاً یا نیمه راه دور، و حتی تیم‌های چندفرهنگی را در بر می‌گیرند، ارتباطات مؤثر هرگز مهم‌تر یا چالش‌برانگیزتر نبوده است. بنابراین، توانایی برقراری ارتباط ممکن است حیاتی ترین مهارت یک مدیر باشد. خبر خوب این است که این مهارت ها قابل یادگیری و حتی تسلط هستند.

این راه های تقویت مهارت های ارتباطی می تواند به شما کمک کند تا مهارت های ارتباطی خود را برای موفقیت سازمان و شغل خود به حداکثر برسانید.

برای تقویت مهارت های ارتباطی ، واضح و مختصر باشید

ارتباط در درجه اول مربوط به انتخاب کلمه است. و وقتی صحبت از انتخاب کلمه می شود، کمتر بیشتر است.

کلید ارتباط قدرتمند و متقاعدکننده – چه نوشتاری و چه گفتاری – وضوح و در صورت امکان کوتاهی است.

قبل از هر نوع ارتباطی، اهداف و مخاطبان خود را مشخص کنید. تشریح دقیق و صریح آنچه می‌خواهید و چرایی آن را بیان کنید، کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که تمام اطلاعات لازم را درج می‌کنید. همچنین به شما کمک می کند تا جزئیات بی ربط را حذف کنید. از کلمات غیر ضروری و زبان بیش از حد گل آلود که می تواند حواس شما را از پیام شما منحرف کند اجتناب کنید. و در حالی که ممکن است در برخی موارد تکرار ضروری باشد، حتماً با دقت و کم از آن استفاده کنید. تکرار پیام شما می تواند اطمینان حاصل کند که مخاطبان شما آن را دریافت می کنند، اما تکرار بیش از حد می تواند باعث شود که آنها به طور کامل شما را نادیده بگیرند.

از قبل آماده شوید

قبل از شروع هر نوع ارتباطی بدانید که قرار است چه بگویید و چگونه بگویید.

با این حال، آماده بودن به معنای چیزی بیش از تمرین یک ارائه است.

آمادگی همچنین شامل تفکر در مورد کل ارتباط، از ابتدا تا انتها است. در مورد اطلاعاتی که ممکن است برای پشتیبانی از پیام خود نیاز داشته باشید تحقیق کنید. در نظر بگیرید که چگونه به سوالات و انتقادات پاسخ می دهید. سعی کنید موارد غیر منتظره را پیش بینی کنید.

برای مثال، قبل از بررسی عملکرد، فهرستی از نمونه های عینی رفتار کارمند خود را برای حمایت از ارزیابی خود تهیه کنید.

قبل از شرکت در مذاکره حقوق یا ارتقاء، دقیقاً بدانید که چه می خواهید. آماده بحث در مورد محدوده ها و مصالحه های بالقوه باشید. بدانید که مایلید چه چیزی را بپذیرید و چه چیزی را نه. و جزئیات خاصی را برای پشتیبانی از پرونده خود در اختیار داشته باشید، مانند حقوق مربوط به موقعیت و موقعیت مکانی شما (اما مطمئن شوید که تحقیقات شما بر اساس اطلاعات عمومی در دسترس است، نه شایعات شرکت ).

قبل از وارد شدن به هر مکالمه‌ای، سؤالات احتمالی، درخواست‌های اطلاعات یا شفاف‌سازی بیشتر و اختلاف نظرها را با طوفان فکری مطرح کنید تا بتوانید با آرامش و شفافیت به آنها رسیدگی کنید.

برای تقویت مهارت های ارتباطی ، حواستان به ارتباط غیرکلامی باشد

حالات صورت، حرکات و زبان بدن ما می تواند و اغلب می تواند بیش از کلمات ما بگوید.

نشانه های غیرکلامی می توانند بین 65 تا 93 درصد بیشتر از کلام گفتاری تأثیر بگذارند. و اگر این دو با هم اختلاف داشته باشند، احتمال بیشتری وجود دارد که سیگنال های غیرکلامی را نسبت به کلمات گفتاری باور کنیم.

رهبران باید به ویژه در خواندن نشانه های غیرکلامی ماهر باشند و هوشیار باشند برای تقویت مهارت های ارتباطی.

به عنوان مثال، کارمندانی که ممکن است تمایلی به ابراز اختلاف یا نگرانی نداشته باشند، ممکن است ناراحتی خود را از طریق دست به سینه شدن یا عدم تمایل به برقراری تماس چشمی نشان دهند. اگر از زبان بدن دیگران آگاه هستید، ممکن است بتوانید تاکتیک های ارتباطی خود را به درستی تنظیم کنید.

در عین حال، رهبران باید بتوانند ارتباطات غیرکلامی خود را نیز کنترل کنند.

نشانه های غیرکلامی شما باید همیشه از پیام شما پشتیبانی کند. در بهترین حالت، ارتباطات کلامی و غیرکلامی متضاد می تواند باعث سردرگمی شود. در بدترین حالت، می تواند پیام شما و اعتماد تیم شما به شما، سازمان شما و حتی به خودشان را تضعیف کند.

مراقب لحن خود باشید

نحوه بیان چیزی می تواند به اندازه آنچه می گویید مهم باشد. مانند سایر نشانه‌های غیرکلامی، لحن شما می‌تواند به پیام شما قدرت و تاکید بیافزاید، یا می‌تواند آن را کاملاً تضعیف کند.

لحن می تواند عامل مهمی در اختلافات و درگیری های محل کار باشد. یک کلمه خوب انتخاب شده با مفهوم مثبت باعث ایجاد حسن نیت و اعتماد می شود. یک کلمه بد انتخاب شده با مفاهیم نامشخص یا منفی می تواند به سرعت منجر به سوء تفاهم شود.

هنگام صحبت کردن، لحن شامل حجم، پرتاب صدا و تلفظ و همچنین انتخاب کلمه است. در زمان واقعی، کنترل لحن برای اطمینان از مطابقت با هدف شما می تواند چالش برانگیز باشد. اما توجه به لحن خود به شما این امکان را می دهد که اگر به نظر می رسد یک ارتباط در جهت اشتباهی است، آن را به درستی تغییر دهید.

هنگام نوشتن می توان کنترل لحن را آسان تر کرد. هنگام فکر کردن به لحن و همچنین پیام، ارتباط خود را یک بار، حتی دو بار بخوانید. حتی ممکن است بخواهید آن را با صدای بلند بخوانید یا از یک همکار مورد اعتماد بخواهید که آن را دوباره بخواند، اگر این کار حریم خصوصی را نقض نمی کند.

در صورت امکان، پاسخ خود را بنویسید، اما سپس برای ارسال آن یک یا دو روز صبر کنید. در بسیاری از موارد، خواندن مجدد پیام خود پس از سرد شدن احساسات به شما امکان می دهد لحن خود را به گونه ای تعدیل کنید که احتمال تشدید تعارض کمتر باشد.

بیشتر بخوانید : راهکار هایی برای افزایش عزت نفس

برای تقویت مهارت های ارتباطی ، گوش دادن فعال را تمرین کنید

ارتباط تقریباً همیشه شامل دو یا چند نفر می شود.

بنابراین، هنگام برقراری ارتباط موفق، گوش دادن به همان اندازه مهم است که صحبت کردن. اما گوش دادن می تواند چالش برانگیزتر از آن چیزی باشد که ما تصور می کنیم.

مارجوری نورت، کارشناس ارتباطات، در پست وبلاگ خود در زمینه تسلط بر مبانی ارتباطات خاطرنشان می کند که ما فقط نیمی از آنچه را که طرف مقابل در طول هر مکالمه می گوید می شنویم.

هدف از گوش دادن فعال این است که اطمینان حاصل شود که نه فقط کلماتی که شخص می گوید، بلکه کل پیام را می شنوید. برخی از نکات برای گوش دادن فعال و تقویت مهارت های ارتباطی عبارتند از:

• توجه کامل و بی دریغ خود را به گوینده بدهید
• ذهن خود را از حواس پرتی ها، قضاوت ها و استدلال های متقابل پاک کنید.
• اجتناب از وسوسه قطع کردن افکار خود.
• زبان بدن باز و مثبت را نشان دهید تا ذهن خود را متمرکز نگه دارید و به گوینده نشان دهید که واقعاً دارید گوش می دهید
• آنچه را که هنگام پاسخ دادن شنیده اید، بازنویسی یا بازنویسی کنید
• سؤالات پایان باز بپرسید که برای استخراج اطلاعات بیشتر طراحی شده اند

هوش هیجانی خود را بسازید

ارتباطات بر پایه هوش هیجانی بنا شده است. به بیان ساده، تا زمانی که نتوانید احساسات خود را ارزیابی و درک کنید، نمی توانید به طور موثر با دیگران ارتباط برقرار کنید.

اگر از احساسات خود و رفتارهایی که تحریک می‌کنند آگاه باشید، می‌توانید این احساسات و رفتارها را مدیریت کنید.

برای مثال، رهبرانی که سطح هوش هیجانی بالایی دارند، به طور طبیعی در گوش دادن فعال، حفظ لحن مناسب و استفاده از زبان بدن مثبت آسان‌تر خواهند بود.

درک و مدیریت احساسات خود تنها بخشی از هوش هیجانی است. بخش دیگر – که به همان اندازه برای ارتباط موثر مهم است – همدلی با دیگران است.

برای مثال، همدلی با یک کارمند می‌تواند یک مکالمه دشوار را آسان‌تر کند.

ممکن است هنوز مجبور باشید اخبار بدی را ارائه کنید، اما (فعالانه) گوش دادن به دیدگاه آنها و نشان دادن اینکه احساسات آنها را درک می کنید، می تواند تا حد زیادی به آرام کردن احساس حس آزردگی یا جلوگیری از سوء تفاهم کمک کند.

یک استراتژی ارتباطی برای محل کار ایجاد کنید

محل کار امروزی یک جریان دائمی اطلاعات در قالب های مختلف است. هر ارتباط منفرد باید در چارچوب آن جریان بزرگتر اطلاعات درک شود.

حتی مؤثرترین ارتباط‌دهنده ممکن است بدون استراتژی ارتباطی در محل کار و تقویت مهارت های ارتباطی خود، انتقال پیام خود را دشوار بداند.

استراتژی ارتباطی چارچوبی است که کسب و کار شما در آن اطلاعات را منتقل و دریافت می کند. می‌تواند-و باید- چگونگی و آنچه را که با مصرف کننده گان و مشتریان، ذینفعان، و مدیران و کارمندان ارتباط برقرار می‌کنید، مشخص کند.

به طور کلی شروع کنید، استراتژی شما باید شامل چه کسی و چه زمانی پیامی باشد. این تضمین می کند که همه اطلاعات صحیح را در زمان مناسب دریافت می کنند.

می تواند به اندازه نحوه ارتباط شما دقیق باشد، از جمله تعریف نوع ابزارهایی که برای کدام اطلاعات استفاده می کنید. به عنوان مثال، ممکن است تعیین کنید که چه زمانی مناسب است از یک چت گروهی برای کل تیم یا سازمان استفاده کنید یا زمانی که جلسه باید در یک ایمیل خلاصه می شد.