مالتی تسکینگ چیست ؟ چرا مالتی تسکینگ قاتل بهره وری است؟

بسیاری از مردم بر این باورند که برای همگام شدن با خواسته های زندگی مدرن، باید کار ها را مالتی تسکینگ (انجام چند کار همزمان) کنند. با این حال، مالتی تسکینگ بهترین راه برای مدیریت حجم کاری شلوغ نیست. در واقع می تواند منجر به بهره وری کمتر و کار با کیفیت پایین تر شود.

اگر احساس می‌کنید تحت فشار قرار گرفته‌اید یا کارهای زیادی در ظرف خود دارید، مهم است که بدانید چرا مالتی تسکینگ راه‌حل نیست و در عوض چه کاری باید انجام دهید.

در این مقاله، ما به باورهای غلط رایج در مورد مالتی تسکینگ نگاه می کنیم و به شما نشان می دهیم که چگونه حجم کاری خود را بهتر مدیریت کنید.

مالتی تسکینگ چیست؟

بسیاری از مردم بر این باورند که مالتی تسکینگ به معنای توانایی انجام چندین کار به طور همزمان است، مانند صحبت کردن با تلفن در حین تایپ ایمیل یا گوش دادن به موسیقی در حین کار بر روی گزارش. با این حال، این یک باور نادرست است.

در حقیقت، مالتی تسکینگ به فرآیند جابجایی سریع بین وظایف به منظور تکمیل همه آنها در مدت زمان کوتاه تری اشاره دارد.

دکتر سینتیا کوبو، روانشناس عصبی می گوید:

“زمانی که فکر می کنیم در حال انجام چند کار هستیم، اغلب دو کار را همزمان انجام نمی دهیم. اما در عوض، ما در حال انجام کارها به صورت متوالی یا جابجایی وظایف هستیم.”

به عنوان مثال، ممکن است شخصی در تلاش باشد تا گزارشی را تکمیل کند در حالی که به ایمیل‌ها پاسخ می‌دهد و در یک جلسه مجازی شرکت می‌کند. در این صورت، او ممکن است به سرعت بین این کارها جابجا شود، روی یکی برای چند دقیقه کار کنند، سپس به بعدی تغییر کنند، سپس به اولین کار برگردند و غیره.

چرا مالتی تسکینگ قاتل بهره وری است ؟

هنگامی که از کاری به کار دیگر تغییر می کنید، مغز شما باید هر بار دوباره تمرکز کند، که می تواند انرژی و زمان ذهنی ارزشمندی را مصرف کند. این می تواند منجر به کیفیت پایین کار و زمان تکمیل طولانی تر شود.

در اینجا دلایلی وجود دارد که چندوظیفه بودن بازدهی شما را بیشتر نمی کند:

زمان اضافی و هزینه های انرژی

طبق مطالعات انجام شده مالتی تسکینگ زمان انجام یک کار را طولانی تر می کند. تغییر سریع بین وظایف می تواند منجر به “هزینه تعویض کار” شود.

“هزینه تعویض کار” زمان و تلاش شناختی مورد نیاز برای مغز ما برای تغییر از یک کار به کار دیگر است. وقتی کارها را به روش مالتی تسکینگ انجام می‌دهیم و بین کارها جابه‌جا می‌شویم، هزینه‌ای را از نظر زمان و تلاش متحمل می‌شویم، که مجموع این زمان ها می‌تواند باعث کاهش قابل توجه بهره‌وری شود.

به عنوان مثال، هنگامی که روی گزارش کار می کنید، یک اعلان ایمیل دریافت کنید. شما کار خود را برای بررسی ایمیل خود قطع می کنید که حدود یک دقیقه طول می کشد. یک دقیقه دیگر طول می کشد تا دوباره تمرکز کنید و وقتی به گزارش برگشتید دوباره به جریان نوشتن بازگردید. این زمان اضافی هزینه تعویض کار است. اگر چندین بار بین گزارش و ایمیل جابه‌جا شوید، هزینه می‌تواند به سرعت افزایش یابد و بهره‌وری کلی کاهش یابد و زمان انجام هر دو کار طولانی‌تر شود.

مالتی تسکینگ و کاهش کیفیت کار

نشان داده شده است که مالتی تسکینگ تأثیر قابل توجهی بر کیفیت کار و عملکرد کلی دارد.

وقتی سعی می کنیم چندین کار را همزمان انجام دهیم، توجه خود را تقسیم می کنیم. هر بار که وظایف را عوض می کنیم، مغز ما باید دوباره تمرکز کند. این می تواند منجر به عدم تمرکز شود که می تواند منجر به خطا و اشتباه شود. همچنین، وقتی سعی می‌کنیم چند کار را انجام دهیم، ممکن است به هر کار توجه کاملی نداشته باشیم و در کل باعث ضعیف‌تر شدن کار شود.

مالتی تسکینگ همچنین می تواند منجر به افزایش استرس شود که می تواند عملکرد را مختل کند. هنگامی که سعی می کنیم چندین کار را همزمان انجام دهیم، ممکن است تحت فشار و استرس قرار بگیریم و توانایی ما برای شفاف فکر کردن و تصمیم گیری را مهار کند.

کاهش عملکرد شناختی

توجه تقسیم شده یکی از راه های اولیه ای است که چندوظیفه ای بر عملکرد شناختی تأثیر می گذارد. زمانی که سعی می کنیم روی چندین کار به طور همزمان تمرکز کنیم، مغز ما باید دائماً بین آنها جابجا شود. این تغییر سریع می تواند منجر به اضافه بار ذهنی شود و پردازش موثر و کارآمد اطلاعات را دشوار کند.

مالتی تسکینگ می تواند فیلتر کردن اطلاعات نامربوط را دشوار کند. هنگامی که همزمان روی چندین کار کار می کنیم، با اطلاعاتی از منابع مختلف بمباران می شویم. مغز ما باید این داده ها را مرتب کند تا مشخص کند چه چیزی به هر کار مربوط می شود، که می تواند از نظر ذهنی سخت باشد و منجر به اشتباه شود.

همچنین نشان داده شده است که انجام چند کار بر توانایی ما در به خاطر سپردن جزئیات مهم تأثیر می گذارد. وقتی از کاری به کار دیگر تغییر می کنیم، مغز ما باید به یاد بیاورد که در کار قبلی کجا کار را ترک کرده ایم و در کار جدید چه کاری باید انجام دهیم. این می تواند باعث شود که ما از جزئیات مهم در یک یا هر دو کار غافل شویم.

بیشتر بخوانید : 10 راهکار ایلان ماسک برای افزایش بهره وری و رسیدن به موفقیت

برای بهره وری به جای مالتی تسکینگ چه باید کرد؟

به جای مالتی تسکینگ، چندین استراتژی بهره وری وجود دارد که می توانید در مواقعی که چیزهای زیادی در ظرف خود دارید از آنها استفاده کنید:

1. اولویت بندی کنید

به جای تلاش برای انجام چند کار، وظایف خود را اولویت بندی کنید و روی یکی یکی تمرکز کنید. این به شما کمک می کند متمرکز بمانید و هزینه های تعویض کار را کاهش دهید.

ما با تعریف هدفمان شروع می کنیم. به دنبال آن، تعهدات و فرصت ها را به سه دسته دسته بندی می کنیم:

موارد ضروری – برای دستیابی به هدف کاملاً حیاتی است. بدون آن، نتیجه ای که می خواهیم بی معنی است.
بایدها – مهم اما حیاتی نیست. با این حال، کنار گذاشتن آن ممکن است کیفیت نتیجه نهایی را کاهش دهد.
موارد خوب – داشتن آن خوب است، اما در نظر نگرفتن آن هیچ تاثیر منفی روی هدف ما نخواهد داشت.

فرض کنید شما مدیری هستید که مسئولیت تیمی از کارمندان را بر عهده دارید. در اینجا مثالی از نحوه اولویت بندی وظایف خود آورده شده است:

موارد ضروری:

• اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان به اهداف عملکرد خود دست می یابند.
• در صورت نیاز به کارمندان حمایت و جهت دهید.

بایدها:

• ارزیابی عملکرد منظم را انجام دهید و بازخورد ارائه دهید.
• استراتژی هایی را برای افزایش مشارکت و بهره وری کارکنان ایجاد و اجرا کنید.

موارد خوب:

• در کنفرانس های صنعتی یا رویدادهای شبکه شرکت کنید تا با بهترین شیوه ها هماهنگ شوید.
• برای کارمندان فرصت هایی برای آموزش یا پیشرفت حرفه ای فراهم کنید.

اولویت بندی وظایف خود به این روش به شما امکان می دهد بر روی مهمترین جنبه های نقش خود به عنوان یک مدیر تمرکز کنید، که تضمین می کند که تیم شما به اهداف عملکرد خود می رسد.

سپس می توانید به موارد ضروری برای بهبود کیفیت کار خود و ارائه پشتیبانی و راهنمایی به تیم خود ادامه دهید.

در نهایت، اگر زمان و منابع اجازه دهد، می‌توانید روی چیزهای خوب کار کنید تا مهارت‌های خود را بهبود ببخشید و به تیم خود فرصت‌های بیشتری بدهید.

بیشتر بخوانید : چگونه بازده جلسات کاری مان را دو برابر کنیم

2. در یک زمان روی یک وظیفه تمرکز کنید

تمرکز روی یک کار در یک زمان، راه موثر دیگری برای مدیریت حجم کاری شلوغ است. این روش به عنوان “تک وظیفگی” یا “مونو تسکینگ” نامیده می شود.

یک کار در یک زمان به شما امکان می دهد تمام توجه خود را به آن معطوف کنید و آن را سریعتر و موثرتر به پایان برسانید. تک وظیفگی همچنین می تواند به کاهش استرس و افزایش عملکرد کلی کمک کند.

برای اینکه تک وظیفگی به یک عادت تبدیل شود، باید مغز خود را دوباره آموزش دهید. تمرین ذهن آگاهی یکی از راه‌های تقویت عضله تمرکز است. مدیتیشن ذهن آگاهی شامل آموزش ذهن شما برای تمرکز بر لحظه حال است و می تواند به شما در تمرکز بهتر کمک کند. می توانید با جلسات کوتاه 5 تا 10 دقیقه ای شروع کنید و به تدریج زمان تمرین خود را افزایش دهید.

3. واگذار کردن اختیار کار ها به دیگران (تفویض اختیار)

تفویض اختیار یک استراتژی است که می تواند در افزایش بهره وری فوق العاده موثر باشد، به خصوص زمانی که شما به طور هم زمان باید کارهای زیادی را انجام دهید.

با واگذار کردن اختیار کار ها به دیگران که مناسب‌تر برای آن‌ها هستند، می‌توانید روی کارهایی تمرکز کنید که به مهارت‌ها و تخصص منحصربه‌فرد شما نیاز دارند و در عین حال از مهارت‌ها و نقاط قوت تیم خود نیز استفاده کنید. از آنجایی که وظایف سریعتر و با کیفیت بالاتر تکمیل می شوند، این می تواند به افزایش بهره وری و کارایی کلی کمک کند.

برای تفویض موثر وظایف، ابتدا باید مشخص شود که کدام وظایف قابل واگذاری هستند. کارهایی که زمان بر، تکراری یا خارج از حوزه تخصصی شما هستند ممکن است در این دسته قرار گیرند.

همچنین باید فرد مناسب را برای این کار انتخاب کنید. مهارت ها، تجربه و حجم کاری فرد را در نظر بگیرید و مطمئن شوید که وظیفه و انتظارات را به وضوح بیان می کنید.

برای اطمینان از اینکه کار به درستی و کارآمد انجام می شود، باید دستورالعمل ها و انتظارات واضحی ارائه دهید. تشریح محدوده کار، مهلت‌ها، و هرگونه الزامات یا دستورالعمل‌های خاص، همه نمونه‌هایی از این موضوع هستند.

با ارائه پشتیبانی و بازخورد در حین کار، مطمئن شوید که فرد در مسیر درستی قرار دارد و کار را با رضایت شما تکمیل می کند. این می تواند به بهبود کیفیت نتیجه نهایی کمک کند.

سخن پایانی

مالتی تسکینگ یک استراتژی موثر برای افزایش بهره وری نیست و حتی می تواند معکوس باشد. جابه‌جایی بین کارها می‌تواند میزان زمان و تلاش ذهنی مورد نیاز برای تکمیل آنها را افزایش دهد و همچنین عملکرد شناختی را مختل کند و در نتیجه کیفیت کار و عملکرد پایین‌تر را کاهش دهد.

به جای مالتی تسکینگ، وظایف را بر اساس اهمیت اولویت بندی کنید، هر بار بر روی یک کار تمرکز کنید و هر زمان که ممکن است وظایف را محول کنید تا زمان و انرژی ذهنی آزاد شود. با اجرای این استراتژی ها می توانید بهره وری خود را افزایش دهید و به اهداف خود به طور موثرتر و موثرتر دست یابید.